Vacature-commissie Vacature-commissie

1. De vacaturecommissie valt onder de verantwoordelijkheid van de kerkenraad.
2. De scriba zet het punt “vacatures” op de agenda van de  kerkenraadsver­gadering in januari.  De scriba meldt in die vergadering de bestaande en te verwachten vacatures voor:
-wijkouderling
-jeugdouderling
-diaken
-ouderling-kerkrentmeester
-contactpersonen
-eventuele andere urgente vacatures.
3. De kerkenraad stelt vervolgens een vacaturecommissie (VC) samen van minimaal drie mensen, waarvan ten minste één lid deel uit maakt van de kerkenraad. Daarnaast heeft minimaal één van de leden - zo mogelijk - eerder zitting gehad in een vacaturecommissie.
4. De dienstdoende predikanten zijn de adviseurs van deze commissie.
5. De VC staat onder leiding van een voorzitter / samenroeper die door de commissie wordt aangewezen. Deze samenroeper belegt door het jaar heen een aantal bijeenkomsten in overleg met de andere leden van de VC.
6. De VC inventariseert de bestaande en aanstaande vacatures en probeert, zo mogelijk, mensen te vinden, gedurende het lopende kalenderjaar. (van januari tot december)
7.De VC schrijft jaarlijks een ‘warm en wervend’ artikeltje in het kerkblad waarin de gemeente gevraagd wordt om kandidaten te noemen of om zich beschikbaar te stellen voor een ambt of voor een functie.
8. De VC zoekt in overleg met de predikanten en kerkenraad naar mogelijke kandidaten voor de verschillende functies.
Ook stelt zij een volgorde vast waarop verschillende mensen voor bv 1 functie benaderd zullen worden. Na overleg met de predikanten wordt er door de VC een groslijst met kandidaten en hun mogelijke functies samengesteld.
9. De VC benadert mensen persoonlijk (niet telefonisch of schriftelijk) met de vraag of zij deze (of een andere, beter passende) functie op zich willen nemen
De VC kan er voor kiezen om telkens opnieuw te bepalen wie betreffende persoon benadert - afhankelijk van onderlinge relaties -, indien nodig is het iemand van buiten de commissie.
Belangrijk is dat de ‘vrager’ goed op de hoogte is van vorm en inhoud van de betreffende functie. (welke vaardigheden zijn gewenst, hoeveel tijd kost het, welke verantwoordelijkheden/verplichtingen brengt de functie met zich mee)
10. Alle bezoeken die aan de kandidaten worden gebracht, geschieden in overleg met de samenroeper van de VC. Geen enkel lid van de VC onderneemt een solitaire actie met betrekking tot de werving van kandidaten.
11. Van alle bezoeken wordt duidelijk en op korte termijn gerapporteerd aan de samenroeper. Deze houdt op zijn beurt de voorzitter van de kerkenraad op de hoogte van de gang van zaken, zodat deze goed geïnformeerd is op elke kerkenraadsvergadering.
12. Zodra een kandidaat voor een bepaald ambt of functie heeft toegezegd,  wordt dit op de eerstkomende kerkenraadsvergadering gerapporteerd.
13. Iedereen die een ambt heeft aanvaard, krijgt zo spoedig mogelijk een brief van de scriba waarin één en ander t.a.v. de benoeming is vastgelegd en waarin de kerkenraad zijn dank uitspreekt voor de bereidwilligheid dat men mee wil werken in een ambt.
14. De procedure van de bevestiging, het inleiden tot het ambt of de functie e.d. valt buiten de competentie van de VC.
15. De VC legt al haar bevindingen schriftelijk vast. Met de vastgelegde gegevens wordt vertrouwelijk omgegaan. Een VC neemt, zo mogelijk, kennis van de verslaglegging van minstens de laatste vier jaren.
16.Aan het eind van het jaar, wanneer alle vacatures al dan niet vervuld zijn, maakt de samenroeper een definitief proces-verbaal op van de gang van zaken en stelt dit aan de scriba ter hand, waarna de VC door de voorzitter van de kerkenraad (met dank voor het werk) ontheven wordt van haar opdracht.
17. Zo mogelijk neemt minimaal één van de leden van het afgelopen jaar zitting in de VC van het komende jaar.
18. In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet zal in overleg met de kleine of grote kerkenraad een beslissing worden genomen

terug